CARA MEMBUAT KOP SURAT DI WORD

CARA MEMBUAT KOP SURAT DI WORD

Kop surat adalah bagian terpenting dalam surat resmi maupun tidak resmi. Tanpa adanya kop surat, surat dianggap kurang bagus apalagi terkait dengan pengiriman surat antar perusahaan atau instansi. Lalu apa itu kop surat? Kop surat atau sering disebut juga kepala surat adalah bagian dari surat yang berisi bebagai informasi dari pengirim surat seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon dan juga logo dari perusahaa, instansi atau badan usaha lainnya.

Karena berisi informasi dari pengirim surat, maka kop surat ini memiliki fungsi sebagai tanda pengenal bahkan bisa juga digunakan untuk branding agar perusahaan bisa lebih dikenal. Untuk membentuk kop surat sendiri, ada beberapa komponen penting yang wajib ada di bagian ini antara lain :

1. Nama perusahaan, instansi atau badan usaha lainnya
2. Alamat perusahaan
3. Nomor Telepon
4. Logo perusahaan

Selain komponen penting, ada juga beberapa komponen yang tergolong tidak wajib dalam artian boleh ada boleh juga tidak seperti email, website dan profile perusahaan.

Kali ini akan di jelaskan bagaimana cara membuat kop surat dengan mengkombinasikan teknik tabulasi, illustratsi, header & footer. Sebelum melangkah ke cara pembuatannya, terlebih dahulu kita harus mengetahui dahulu masing – masing teknik yang akan digunakan mulai dari tabulasi.

Tabulasi atau disebut juga Tab Stop adalah sebuah teknik yang digunakan untuk menghentikan tombol tab pada jarak tertentu sesuai kebutuhan kita. Dengan menggunakan teknik ini, kita tidak perlu menekan tombol tab berkali – kali untuk mencapai jarak tertentu. Untuk tab stop sendiri ada beberapa jenis yang sering digunakan antara lain:

1. Left Tab =    Digunakan untuk menghentikan tombol tab dan meratakan ketikan pada bagian kiri
2. Right Tab =    Digunakan untuk menghentikan tombol tab dan meratakan ketikan pada bagian kanan
3. Center Tab =    Digunakan untuk menghentikan tombol tab dan meratakan ketikan pada bagian tengah
4. Desimal Tab =    Digunakan untuk menghentikan tombol tab dan meratakan ketikan pada bagian decimal

Bagaimana cara menggunakan tab stop ini pada dokumen word? Berikut adalah langkah – langkahnya:

1. Untuk tabstop ini pada dokumen word terletak pada bagian pojok kiri dibawah ribbon dan diatas pengaris yang terletak pada samping kiri.
   
2. Secara default, saat kita membuka dokumen word maka tab stop yang tersetting adalah left tab. Jika ingin merubahnya menjadi tabstop yang lain kita tinggal mengkliknya saja.
3. Jika sudah menemukan tabstop yang kita inginkan (contohnya center tab) kita tinggal klik angka yang terletak pada penggaris sesuai dengan jarak yang diinginkan.
   
4. Untuk mengaktifkannya kita tinggal menekan tombol tab, maka tombol tab akan berhenti sesuai dengan posisi tabstop yang di pasang tadinya.
   

Setelah mengetahui teknik menggunakan tabulasi atau tabstop, berikutnya kita akan belajar tentang menggunakan teknik illustrasi. Teknik illustrasi yang dimaksud adalah teknik memasukkan gambar ke dalam file word dengan menggunakan fasilitas picture. Bagaimana caranya? Berikut langkah – langkahnya:

1. Klik tab Insert lalu klik Picture
   
2. Setelah itu kita tinggal pilih gambar yang ingin dimasukkan lalu klik insert
   
3. Maka gambar yang kita pilih akan masuk ke dalam word, hanya saja kita tidak dapat secara leluasa. Agar bisa memindahkan gambar ini sesuai posisi yang kita inginkan, kita bisa mengaturnya pada layout option. Berikut adalah beberapa pilihan pada layout option : 
   1. In Line With Text =    dimana maksudnya gambar kita posisinya sejajar dengan teks sehingga tidak bisa digeser sesuai keinginan
   2. Squere =    membuat area kotak tidak terlihat di sekitar gambar yang akan digunakan sebagai pembatas jarak antara teks dengan gambar.
   3. Tight =    seperti square, tetapi teks yang ada di atas dan bawah gambar akan sangat dekat dengan gambar (tanpa jarak)
   4. Through =    Seperti layout square, teks akan dibuat berjarak disekitar gambar. Tetapi pada layout through teks akan dibiarkan mengikuti alur yang ada pada gambar.
   5. Top and Bottom =    Teks akan berada di atas dan di bawah gambar. Sisi kiri dan kanan gambar akan dibiarkan kosong.
   6. Behind Text =    Gambar diletakkan di bawah teks, sehingga gambar akan terlihat seperti background dari kertas
   7. In Front Of Text =    Gambar diletakkan di atas teks, sehingga bila ada teks yang berada di bawah area gambar akan tertimpa oleh gambar.

Biasanya agar gambar bisa digeser sesuai dengan keinginan kita, maka opsi yang dipilih antara Behind Text atau In Front Of Text

Terakhir kita akan belajar menggunakan header & footer untuk membuat kop surat ini. Dimana untuk kop surat ini seharusnya dibuat dibagian header ini dikarenakan jika dibuat di header maka saat kita menambahkan halaman baru maka header yang kita buat sebelumnya akan secara otomatis muncul juga di halaman yang baru. Adapun contoh kop surat yang akan kita buat seperti berikut:

Lalu bagaimana cara untuk menggunakan header ini? Ada beberapa cara yang bisa kita gunakan untuk bisa masuk ke dalam header ini.

1. Bisa dengan cara klik tab Insert > Header > Edit Header
   
2. Cara berikutnya bisa dengan klik 2x area kosong yang terdapat diatas kertas
   

Setelah masuk ke header, kita bisa perhatikan bahwa kita sudah disediakan 2 tabstop yang bisa dimanfaatkan yakni center tab dan right tab. Sekarang baru kita akan membuat kop surat diatas

1. Langkah pertama kita mulai ketik dahulu no handphone
   
2. Setelah selesai mengetikkan nomor handphone, kita tidak akan mengetikkan contactnya tetapi tekan tombol tab 2x hingga titik sisip ada di bagian kanan. Lalu kita ketik dahulu alamat emailnya.
   
3. Barulah setelah selesai mengetikkan alamat email di enter dan mengetik nama contactnya.
   
4. Berikutnya ulangi langkah nomor 2 untuk membuat website
   
5. Terakhir kita ketikkan alamat lengkap.
   
6. Hanya saja untuk alamat posisinya tidak rata dengan email atau websitenya, sekarang kita akan buat rata dengan cara
   1. Blok kalimat yang ingin kita buat rata posisinya
      
   2. Klik tanda panah kecil yang terdapat di pojok bawah group font
      
   3. Klik Advanced. Pada bagian spacing gunakan expanded dan silakan atur angka yang ada di sebelah kanan agar posisi tulisan menjadi sama dengan email dan website.
7. Berikutnya setelah ketikannya kita atur, kita akan menambahkan 2 garis bawah caranya masuk ke Insert > Shape lalu pilih line
   
8. Tarik garis sepanjang teks yang sudah kita miliki
   
9. Agar garisnya menjadi 2 kita tidak berlu membuat garis kembali, langkah – langkah untuk membuat garis menjadi 2 sebagai berikut
   1. Masuk ke Shape Outline > Weight > More Lines
      
   2. Maka akan muncul menu format shape. Biarkan solid fill dan pada bagian color rubah menjadi warna hitam
      
   3. Agar garisnya menjadi 2 pada bagian compound type ini kita atur, ada 4 pilihan yang bisa kita pilih yakni Double (2 garis dengan ukuran yang sama), Thick Thin (2 garis tebal & tipis), Thin Thick (2 garis tipis & tebal) dan Triple (3 garis tipis,tebal,tipis)
      
   4. Agar sesuai dengan contoh dimana garis yang digunakan adalah 2 garis dengan ukuran yang sama, maka pilih double.
   5. Langkah terakhir agar garis kita terlihat, naikkan widthnya hingga garis 2 muncul.
      
10. Terakhir kita akan memasukkan logo dengan cara klik Insert > Picture pilih logo yang akan dimasukkan.
    
11. Berikutnya rubah layout option menjadi in front of text dan atur ukuran serta posisinya seperti berikut.
    

Maka header yang kita buat sudah jadi dan siap untuk digunakan pada surat apapun.